Slimmer werken met AI: zo maak je jouw workflow productiever en lichter

Toen we in 2022 voor het eerst kennismaakten met ChatGPT, voelde het alsof er ineens een nieuwe collega was bijgekomen. In korte tijd werd AI voor veel ondernemers niet meer weg te denken uit hun werkdag.

Toch halen de meesten er nog lang niet uit wat erin zit. Niet omdat ze iets verkeerd doen, maar omdat er geen systeem achter zit.

In deze blog ontdek je hoe je AI slimmer inzet, zodat het iedere week voor je werkt, en je werkzaamheden binnen je bedrijf een stuk lichter maken.

Ben jij dit?

Waarschijnlijk gebruik jij AI net zoals de meeste ondernemers dat doen.

Je opent ChatGPT. Je typt iets. Je hoopt op magie.

En eerlijk gezegd, soms werkt het. Maar meestal denk je: “Dit kan beter… maar hoe dan?”

Ik hoor dit zó vaak van ondernemers die al nieuwsgierig zijn naar AI, maar nog niet goed weten hoe ze het onderdeel maken van hun bedrijf.

Niet als iets tijdelijks, maar als vaste collega.

Wat er gebeurt als je AI niet gericht inzet

Veel ondernemers gebruiken AI alsof het een snelle assistent is die “even iets voor je moet maken”. Maar AI werkt het beste als het weet wie je bent, wat je doet en hoe je werkt, net zoals een mens in je team.

Zonder systeem krijg je dit:

• wisselende kwaliteit

• teksten die niet als jij klinken

• veel tijd kwijt aan corrigeren

• nog steeds chaos in je content

En guess what? Dat ligt niet aan jou. Dat ligt aan het ontbreken van een framework.

Waar het meestal misgaat met het gebruiken van ChatGPT

1. Je AI kent je bedrijf niet

AI kan jouw toon en stijl prima leren, maar dan moet het wel weten wie jij bent. De meeste ondernemers typen gewoon een opdracht in, zonder uit te leggen wat voor bedrijf ze hebben, voor wie ze schrijven en welke toon bij hen past.

Gevolg: je krijgt teksten terug die nét niet kloppen. Ze zijn te netjes, te algemeen, of ze voelen gewoon niet als jij. Dan ga je zelf weer zitten schuiven, zinnen omgooien, voorbeelden aanpassen… en ben je alsnog veel tijd kwijt.

Als je AI eerst een korte schets geeft van je bedrijf, doelgroep en manier van schrijven, wordt alles daarna stukken makkelijker. Alsof je een nieuwe collega inwerkt. Ik leg verderop in dit blog uit hoe je dit doet.

2. Je geeft AI steeds losse opdrachten

Nog iets wat vaak gebeurt: elke keer een nieuwe chat openen en daar één losse vraag in droppen. Geen context, geen vervolg, alleen: “Schrijf een post over X” of “Maak een opzet voor een blog”.

Dan krijg je ook losse output terug. De één klinkt heel formeel, de ander wat luchtiger. De ene keer sluit het aan op je aanbod, de andere keer helemaal niet. Er zit geen rode draad in.

AI werkt veel beter als je het een duidelijke rol geeft. Bijvoorbeeld: “Jij bent mijn blogcollega, je helpt me met opzetten en aanscherpen van blogs.” Of: “Jij bent mijn meedenk-collega voor contentideeën.” Dan weet AI wat de bedoeling is en wordt de kwaliteit veel stabieler.

Een nóg makkelijkere manier om dit te doen, zonder alles steeds opnieuw te hoeven herhalen, is door een Custom GPT te maken. Vakjargon-alert, maar even heel simpel uitgelegd: een Custom GPT is eigenlijk een versie van ChatGPT die jij zelf inricht.

Je stopt er jouw uitleg, toon, voorbeelden en voorkeuren in, en daarna onthoudt hij dat voor je. Zo hoef je niet telkens opnieuw te vertellen wie je bent, hoe je schrijft of wat je belangrijk vindt. Het werkt als een collega die je één keer goed inwerkt, en daarna altijd met je meedenkt.

3. Je hebt geen workflow waarin AI logisch past

AI kan een hoop, maar het kan niet zelf bedenken wanneer iets handig is om te doen. Dat is waar jouw manier van werken het verschil maakt.

Zonder workflow ziet het er vaak zo uit: je hebt een keer een goed idee, gooit het in ChatGPT, krijgt een leuke tekst… en daarna gebeurt er niks meer mee. Het blijft in een document staan of verdwijnt ergens in een map.

Met een eenvoudige vaste volgorde wordt AI onderdeel van je ritme. Bijvoorbeeld: je neemt eerst een podcast op, daarna laat je AI een blogopzet maken, vervolgens herschrijf jij het in jouw woorden en daarna haal je er weer een mailsjabloon uit. Dan helpt AI je elke week vooruit, in plaats van af en toe eenmalig.

 

Zo haal je wel alles uit ChatGPT

1. Bouw een mini-profiel van jezelf

Vertel AI wie je bent, voor wie je werkt en hoe je klinkt. Dat hoeft niet moeilijk te zijn. Een paar zinnen kunnen al enorm veel verschil maken.

Je kunt dit rechtstreeks instellen in ChatGPT zelf. Ga in het menu naar Personalisatie. Hier zie je de onderdelen Personalisatie, Over jou en Geheugen. Vul hier de velden Aangepaste instructies en over jou in.

Daar kun je in één keer jouw toon, manier van schrijven en belangrijke achtergrondinformatie opslaan. Vanaf dat moment onthoudt ChatGPT dit automatisch voor je, zonder dat jij het elke keer opnieuw hoeft te typen.

 

2. Werk met rollen, niet met losse prompts

Wanneer je AI één duidelijke rol geeft, wordt het ineens veel slimmer in hoe het met je meedenkt. In plaats van elke keer vanaf nul te beginnen, begrijpt AI: dit is mijn taak, dit is mijn manier van werken, dit is waar ik op moet letten.

Waarom dit zo goed werkt?

• Het voorkomt dat je elke opdracht helemaal moet uitleggen.
• AI kan zelf verbanden leggen tussen eerdere antwoorden en nieuwe vragen.
• Je output wordt voorspelbaarder en consistenter.
• Het voelt echt alsof je met een collega samenwerkt in plaats van een tool.

Je kunt rollen zo simpel of uitgebreid maken als je zelf wilt. Een paar voorbeelden:

• “Jij bent mijn SEO-collega. Jij helpt me met blogstructuren en zoekwoorden en je houdt rekening met mijn doelgroep.”
• “Jij bent mijn workflow-collega. Jij bewaakt de stappen, het ritme en geeft suggesties als er iets ontbreekt.”
• “Jij bent mijn tone-of-voice bewaker. Jij zorgt ervoor dat alles klinkt zoals ik.”

Wil je het nóg makkelijker maken? Dan kun je dit vastleggen in een Custom GPT. Dan onthoudt ChatGPT jouw rollen, voorbeelden en voorkeuren blijvend. Je hoeft ze dan niet telkens opnieuw uit te leggen. Het is alsof je jouw eigen AI-team samenstelt en één keer goed inwerkt. Daarna werkt iedereen vanzelf met je mee.

3. Gebruik één simpele workflow die je elke week herhaalt

AI werkt het best binnen een vaste volgorde. Niet omdat het anders niet functioneert, maar omdat jij dan precies weet wanneer je AI inzet, en waarvoor. Dat haalt onrust weg en voorkomt losse flodders.

Een workflow is niets anders dan een reeks stappen die je elke week herhaalt. Zo wordt AI onderdeel van je ritme.

Bijvoorbeeld:

1. Je begint met een podcastaflevering of een idee dat je wilt delen.
2. Je AI-collega maakt daar een outline van voor een blog in jouw toon, met jouw structuur.
3. Jij personaliseert het stuk: je voegt voorbeelden toe, nuanceert, maakt het echt van jou.
4. Vervolgens laat je AI dezelfde blog omzetten naar een mail, een social snippet of een korte uitleg voor je membership.

Wat je hiermee creëert:

• één bron → meerdere vormen van content
• minder denkwerk voor jou
• consistentie in toon en inhoud

• rust, een helder ritme en overzicht

Het mooie is: als je dit een paar weken doet, voel je vanzelf dat AI geen los element meer is. Het wordt onderdeel van hoe jij werkt, net zo vanzelfsprekend als je notitie-app of je planning.

Snelle winst-opdracht

Wil je vandaag al zien hoeveel beter AI kan werken?

Typ dit in ChatGPT nadat je de personalisatie hebt ingesteld

“Ik wil dat je schrijft in mijn stijl: warm, duidelijk en menselijk, met korte zinnen en natuurlijke spreektaal. Gebruik een rustig ritme en vermijd grote woorden. Hier is een voorbeeld van hoe ik schrijf: [plak jouw tekst]. Vat mijn stijl samen en gebruik deze in al je volgende antwoorden.”

Binnen 10 minuten zie je dat de output helderder, menselijker en veel bruikbaarder wordt.

Veelgestelde vragen over AI gestructureerd inzetten

1. Moet ik technisch zijn om AI goed te gebruiken?

Nee. Je hoeft helemaal geen tech-wizard te zijn. Wat veel belangrijker is, is dat je duidelijk kunt uitleggen wat je bedoelt. AI werkt op basis van jouw woorden. Hoe concreter jij bent, hoe beter de output. Denk aan hoe je een nieuwe collega iets uitlegt: simpel, stap voor stap, en met voorbeelden. Meer heeft AI ook niet nodig.

2. Hoe weet ik of mijn AI goed staat ingesteld?

Een simpele test is dit: lees het antwoord hardop. Klinkt het alsof jij het zou kunnen zeggen? Past het bij jouw woorden, jouw ritme en jouw manier van denken? Dan zit het goed.

Klinkt het te formeel, te vlak of alsof iemand anders het schreef? Dan mag je AI nog wat extra informatie geven over jouw toon of voorkeuren. Kleine aanpassingen kunnen al veel verschil maken.

3. Wanneer ben ik klaar voor een AI-team?

Je bent er klaar voor zodra je merkt dat AI je wel helpt, maar nog niet structureel. Als je voelt: “Ik zie de kansen… maar ik mis een duidelijke manier om het vast in mijn week te laten terugkomen.” Dat is precies het moment waarop een AI-team rust brengt. Niet om méér te doen, maar om het slimmer en consistenter te maken. Het gaat dus niet om ervaring, maar om de behoefte aan overzicht en een vaste werkwijze.

Mijn favoriete shortcut: deze 10 zinnen

Als je merkt dat je soms vastloopt in wat je ChatGPT precies moet laten doen, helpt het vaak om met betere input te beginnen. Ik gebruik zelf een set van 10 zinnen die bijna iedere prompt direct sterker maken. Je kunt ze gratis downloaden, en je merkt meteen verschil in hoe ChatGPT reageert.

Klik hier om de 10 zinnen gratis te downloaden